Как написать объяснительную записку. Инструкция, образцы и советы юристов

. Как правильно объяснить опоздание на работу и другие обстоятельства
Обновлено 10 апреля 2023, 08:09
Shutterstock
Фото: Shutterstock

Объяснительная записка чаще всего составляется по просьбе вышестоящего руководителя, чтобы объяснить какой-либо проступок со стороны работника. РБК Life выяснил, есть ли в трудовом праве понятие объяснительной записки, для чего она нужна и как ее правильно написать.

Что такое объяснительная

Объяснительная записка — это служебный документ, в котором работник разъясняет работодателю обстоятельства сложившейся ситуации.

Объяснительная помогает работнику донести руководителю обстоятельства, которые могли привести к опозданию, невыполнению рабочих обязанностей, порче офисной техники, конфликту в коллективе и так далее.

Дело в том, что по закону (ст. 193 ТК РФ) работодатель не может просто так наказать сотрудника за проступок, то есть применить дисциплинарное взыскание. Вначале он обязан потребовать письменное объяснение — это и есть объяснительная записка. Ее нужно составить в течение двух рабочих дней [1].

При этом, отмечают юристы, просьба от руководителя написать объяснительную записку необязательно приведет к дисциплинарному взысканию. Бывает, что работодателю необходимо зафиксировать мнения сотрудников — допустим, почему не выполнен месячный план по работе.

«Объяснительная нужна работодателю для того, чтобы в будущем при необходимости он мог доказать факт исполнения своей обязанности по истребованию объяснений.

Привлечение работника к дисциплинарной ответственности — это право, а не обязанность работодателя. Если он не планирует наказывать сотрудника, можно ограничиться устными объяснениями и не требовать их в письменной форме. При этом получение письменной объяснительной еще не означает, что работник будет привлечен к ответственности».

Сергей ГебельСергей ГебельГенеральный директор юридической компании «Гебель и партнеры»

Действующий Трудовой кодекс не разделяет объяснительные по видам. По назначению их условно можно разделить на те, которые объясняют действия конкретного работника (отдела, подразделения), и те, которые описывают какое-либо событие.

Shutterstock
Фото: Shutterstock

Как написать объяснительную

  1. Заполните основную информацию. Укажите Ф. И. О. адресата и его должность. Объяснительная всегда пишется на адрес работодателя (ошибкой будет писать на имя руководителя подразделения). Также напишите, от кого поступает записка (Ф. И. О., должность).
  2. Название документа. В центре напишите «объяснительная записка».
  3. Смысловой блок. Изложите обстоятельства ситуации. Пишите только факты, без эмоциональной составляющей, сожалений и обещаний все исправить. Сформулируйте причину, допустим, опоздания или невыполнения плана.
  4. Поставьте дату написания и вашу подпись с расшифровкой.
  5. Также к объяснительной можно прикрепить подтверждающие документы, скриншоты, например справку из больницы, штраф ГИБДД, распечатку переписки в рабочих чатах.

«При написании объяснительной советую работнику придерживаться следующих правил, которые помогут исключить или хотя бы смягчить дисциплинарную ответственность работника.

  1. В случае опоздания на работу обязательно распишите все обстоятельства, мешавшие прийти вовремя. Если опоздания были связаны с погодными условиями, можно привести распечатки с сайтов метеоцентров, если посещали медицинские заведения (даже если это было связано не с вашим здоровьем, а со здоровьем близких), обязательно возьмите подтверждающий документ и приложите его к объяснительной.
  2. В объяснительной последовательно изложите доводы, с чем связано нарушение дисциплины или невыполнение трудовых обязанностей.
  3. Укажите работников, которые могут подтвердить эти доводы.
  4. Приведите доводы, которые работодатель должен учесть при привлечении к дисциплинарной ответственности (грамоты, отсутствие дисциплинарных взысканий, поощрения, выполнение планов)».
Ирина ВолодинаИрина ВолодинаЮридическая компания «Центральный округ»

Образец объяснительной

При составлении объяснительной записки можно ориентироваться на общие правила делопроизводства. Они установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Например, в нем предлагают использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты, кегль 12, 13 или 14, текст выравнивать по ширине [2].

Если в вашей организации есть установленный шаблон для объяснительных, можно использовать его. Однако это не закон, а рекомендация: объяснительная составляется в произвольной форме.

Например, можно использовать формулировку: «По факту моего [опоздания на работу / раннего ухода с работы (число, месяц, год) ] могу сообщить следующее: [указать причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка]. Таким образом, совершенный мной проступок носит вынужденный характер».

Образец объяснительной записки
Фото: РБК Life

Образец объяснительной записки

<p>Образец объяснительной записки</p>

<p></p>
Фото: РБК Life

Образец объяснительной записки

Можно ли не писать объяснительную

В случае судебного разбирательства именно работодатель будет доказывать, что он потребовал объяснения с работника. Если этот факт останется неподтвержденным, суд может признать дисциплинарное взыскание незаконным. Однако это не значит, что если вы не напишите объяснительную, то и никакого наказание не последует.

По правилам, если работник отказывается писать записку, спустя два дня оформляется специальный акт [1]. Он и докажет то, что работодатель потребовал объяснений о проступке, но не получил их.

«Статья 193 ТК РФ предусматривает, что в случае отсутствия объяснений работника составляется соответствующий акт. Это обязательное требование. Без объяснения работника или же фиксации отказа работника их предоставить дисциплинарное взыскание может быть отменено.

Акт составляется с указанием, когда, где и у кого были запрошены объяснения, а также подтверждается факт их непредоставления. Он подписывается тремя лицами».

Артем ВасильевАртем ВасильевАдвокат Санкт-петербургской коллегии адвокатов «Мурашкин и Хваленский»

«Отказываться от написания объяснительной не всегда целесообразно. При наличии объективных причин совершенного проступка, например работник опоздал из-за затопления квартиры, грамотно составленная объяснительная поможет смягчить последствия либо вовсе избежать их».

Сергей ГебельСергей ГебельГенеральный директор юридической компании «Гебель и партнеры»
Поделиться
Материалы к статье
Авторы
Теги